ECサイトにおける受注処理とは?流れや代行を利用すべき理由を解説

ECサイトに興味がある方や実際に運営されている方は

「ECサイトを運営してみたいけど、受注処理ってどうすればいいの?」
「受注処理を効率よく行う方法を知りたい」

と疑問に思った経験があるのではないでしょうか?

ECサイトで商品が売れると、お客様に商品を届けるまでに様々な受注処理業務が発生します。

受注処理は、ECサイトの運営において非常に大切な業務の1つですが、その分時間やコストがかかる業務です。

そのため、ECサイトを運営している方の中には、受注処理を代行会社に依頼して工数を他の業務に充てているという方もいらっしゃいます。

当記事では、受注処理の詳細な流れや受注処理業務を代行会社に依頼した方が良い理由についてご紹介しています。

ECサイトの運営における「受注処理」とは?

ECサイトにおける「受注処理」とは、注文が入ってから在庫の状況を確認して、商品を梱包したあとに発送業務を行い、お客様のお手元に商品を届けるまでの一連の流れを指します。

受注処理業務は、この他にも配送業者への出荷指示やお客様に発送完了通知をメール等で送る業務なども含まれるため、業務の担当範囲が非常に広いのです。

受注処理は、1つ1つの業務はそれほど専門性が問われるような高度な仕事ではないと言われているため、全て1人で受注管理や処理を行っているという方もいらっしゃいます。

しかし、受注処理は1人で処理しきれない量の注文が入った時やイレギュラーな対応が起きた時にミスが生じやすく、1つのミスから悪い口コミが広がり、それが原因でお店の信頼度がガクッと下がってしまうこともあるのです。

では、具体的に注文が入ってからお客様の手に届くまで、一体どのような流れがあるのでしょうか?

 

ECサイトの受注処理一連の流れ

上述の通り、受注処理は在庫確認や発送準備など業務が非常に多いです。

受注処理でミスをしてしまうと、お客様に悪い印象を与えてしまうため、お店の評判に

関係してくる重要な業務と言えます。

ここでは、ECサイトにおける受注処理の一連の流れを詳しく見ていきます。

受注処理の流れ①注文が入る

まずは、お客様から注文を受注します。

注文を受けると、一般的にECサイトのシステムに注文の詳細なデータが取り込まれ、それを確認したのち、お客様へ注文確認のメールを送信します。

受注処理の流れ②在庫確認・商品の確保

注文を受けた商品の在庫を確認します。

基本的にECサイトと実際の在庫数は連動していますが、複数のお客様が同時に同じ商品を購入した場合や計測ミスで在庫数にズレが生じた場合など、受注を受けた後に在庫が足りなくなるケースは意外とあります。

在庫の確認はこまめに行った上で、もし在庫不足の状況になってしまった時は迅速な対応が求められます。

受注処理の流れ③入金状況の確認

受注された商品の代金がしっかりと入金されているか確認します。

入金の確認方法は、クレジットカード決済やコンビニ支払いなどお客様の支払い方法によって異なるため、代金の支払いが正しく決済されているかどうかしっかりと確認しましょう。

また、ECサイトによっては代引き支払いやコンビニ後払いのケースもあるため、決済方法は必ずしも前払いだけではないことにも注意しましょう。

受注処理の流れ④発送準備・書類の作成

入金と在庫が確認できた場合は、商品を発送する準備に取りかかります。

商品が社外にある場合は、ピッキングする商品をまとめた書類を作成して倉庫等に送ります。またこのタイミングでお客様の商品に同梱する納品書などの書類も作成します。

受注処理の流れ⑤注文内容の変更やキャンセル対応

受注処理の途中でお客様に「商品を変更してほしい」や「商品をキャンセルしたい」という連絡が来ることも考えられます。

商品が発送作業に入ってしまうとキャンセルできないことも多いですが、発送作業に入る前に変更やキャンセルの連絡があった場合は、倉庫や発送管理者に早めに連絡しましょう。

受注処理の流れ⑥発送作業や発送連絡

書類の作成やキャンセル対応が無ければ、受注された商品をしっかりと検品してから丁寧に梱包し、配送業者に商品を引き渡します。

商品を引き渡した後は、お客様に発送完了通知をメール等で伝えます。

また、お客様がいつでも商品の配送状況を確認できるように、受注管理者やお客様に追跡番号を共有することも忘れずに行いましょう。

受注処理の流れ⑦お客様に商品が届く

配送業者からお客様のお手元に商品が渡ると、発送業務は完了です。

①~⑦の作業がスムーズに進むと、顧客満足度の向上やリピーターの獲得に繋がります。

受注処理の流れ⑧売上処理

最後に売上処理を行います。

クレジットカード決済やコンビニ後払い決済が選択されていると、商品が届いた後に請求処理が行われるため、しっかりと商品の代金が決済されているか確認し、売上の処理を行いましょう。

 

受注処理を代行会社に依頼したほうが良い理由

ここまでご紹介した通り、受注処理の業務は非常に幅広く、1人で全て行うのは限界があります。

また、ECサイトの管理者は受注処理だけではなく、サイトのUIやUXを改善したり販売戦略を行う必要もあるなど、受注処理以外にも数多くの業務をこなさなくてはなりません。

そのため、受注処理だけでも代行会社に任せることで、販売戦略などのコア業務に集中できるのです。

ここでは、受注処理を代行会社に任せた方が良い理由を3つご紹介します。

受注処理のミスが減る

受注処理業務を代行会社に任せると、在庫確認や発送業務のミスが一気に減ります。

代行会社はこれまで様々なECサイトを運営してきたノウハウを持っているため、イレギュラーな問題にも冷静に対処することができます。

また、カスタマー対応には日本語だけではなく、英語や中国語を話せるスタッフも在中しているため、ほとんどの取引先やお客様と円滑なコミュニケーションを取ることができます。

人件費の削減

代行会社を利用すると費用はかかってしまいますが、その代わりに配送担当者や在庫管理者を雇用する人件費を抑えることができます。

配送や在庫管理の業務を代行会社に任せることができるため、コストとリソースの両方を削減できるのです。

フューチャー・コミュニケーションズでは、受注処理業務一式とマルチカスタマー対応が

24時間365日対応しているため、受注処理業務にリソースを取られず、サイト改善等の必要な業務だけに集中できます。

顧客満足度の向上に繋がる

スムーズな受注処理や問い合わせやクレームに対する丁寧な対応は、顧客満足度の向上に繋がります。

受注処理業務に追われてしまうと、何かの仕事が手薄になってしまったり、お問い合わせの対応に時間がかかってしまうことも考えられます。

フューチャー・コミュニケーションズでは、受注処理だけではなくカスタマーサポート対応も行っており、返品や注文内容の変更のお問い合わせに対して柔軟かつ丁寧に対応できるスタッフが在中しています。

また、24時間365日迅速な対応を心がけているため、顧客満足度の向上も期待できます。

まとめ | ECサイトにおける受注処理とは?

今回は、ECサイトにおける受注処理の流れや代行会社に依頼したほうが良い理由についてご紹介してきました。

重要なポイントをもう1度おさらいします。

・受注処理業務は非常に幅広い

・受注処理のミスは顧客満足度の低下に繋がる恐れもある

・代行会社に受注処理を依頼することで、内製でコア業務に集中できる

・信頼できる代行会社に受注処理を依頼することで、顧客満足度の向上が期待できる

ECサイトの受注処理は1人で行うこともできますが、ミスを減らすことや内製の仕事に集中するためにも、代行会社に依頼することがおすすめです。

フューチャー・コミュニケーションズでは、受注処理業務一式とカスタマーサポートを24時間365日休みなく対応しているため、お客様のお問い合わせに対して迅速かつ丁寧に対応いたします。

ECサイトの運用でお困りの方は、お気軽に資料請求やお問い合わせフォームからご連絡をお待ちしております。

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